Organiseert je bedrijf binnenkort een bedrijfsseminarie, meeting of roadshow? Bereid je goed voor met deze 6 tips om je collega’s of klanten een zinvolle en leuke ervaring te bezorgen.

Stel je doelgroep scherp

Wie nodig je uit voor de vergadering of het seminarie? Alle medewerkers of alleen collega’s van een bepaalde dienst? Klanten, prospecten of klanten én prospecten? Houd goed je doelgroep voor ogen bij het kiezen van locatie en invulling. Voor medewerkers is het bijvoorbeeld vaak verrijkend om eens buiten hun vertrouwde omgeving te vergaderen.

Leg je doelen vast

Voor je het seminarie organiseert, moet je weten wat je wil bereiken. Wil je:

• je klanten informeren,
• prospecten over de streep halen,
• netwerken,
• de interne communicatie verbeteren,
• de creativiteit stimuleren,
• de groepssfeer aanwakkeren,
• enz.

Prospecten overtuigen lukt vaak beter als ze ‘op neutraal terrein’ naar je infovergadering kunnen komen. Terwijl het voor de klantenbinding net beter is om je klanten een blik in je bedrijf te gunnen.

Kies de geschikte locatie

Afhankelijk van de doelgroep en je doelstellingen kun je een seminarie laten plaatsvinden in je bedrijf. Maar vaak biedt een externe locatie heel wat voordelen:

• alle faciliteiten zijn voorhanden,
• een nieuwe omgeving maakt een meeting, workshop of seminarie informeler,
• geen stress om alles in orde te brengen.

Heb je je oog laten vallen op een locatie? Check dan zeker de bereikbaarheid en parkeergelegenheid en snuif de sfeer op in de zaal.

Pak uit met een creatieve catering

Je kan zelf voor een hapje en een drankje zorgen of je zoekt een professionele partner voor de catering. De ideale cateringpartner weet wat jij wil bereiken met je seminarie, meeting of roadshow en zorgt voor een extra vleugje creativiteit. Wat dacht je van een walking-dinner of een buffet met mini-gerechtjes? Een lekker hapje is – zeker voor ons Belgen – een onmisbaar ingrediënt voor een geslaagd seminarie.

Plan je seminarie tot in de puntjes

Een strakke planning is de leidraad voor een geslaagd seminarie. Je collega’s en klanten weten wat ze mogen verwachten, waar ze moeten zijn en wat er van hen verwacht wordt. In je planning hou je best rekening met deze aandachtspunten:

• Las regelmatig een korte break in.
• Hou de moeilijkste werksessies in de voormiddag.
• Plan de creatieve activiteiten na de lunch.
• Zorg voor voldoende tijd tussen de activiteiten voor mailtjes of telefoongesprekken.
• Bewaak de planning tijdens het event zelf.

Vraag feedback

Na het seminarie, de meeting of de roadshow zijn je collega’s en klanten het ideale klankbord. Stuur hen een bedankingsmail en vraag hen tegelijk om een korte enquête in te vullen. Zo kom je te weten wat zij van het seminarie vonden. Zorg ervoor dat je de juiste vragen stelt over alle deelaspecten van je seminarie.

Heb je een seminarie, meeting of roadshow op de agenda staan? Contacteer Hof Ter Velden voor een geslaagd event in uw bedrijf of op locatie.