Een personeelsevent plannen zonder verrassingen

SCROLL

Een personeelsevent plannen zonder verrassingen

Werken is een belangrijk onderdeel van een mensenleven. Maar werken is nog zo leuk als er ook af en toe eens goed gefeest mag worden. Een personeelsevent  is daarom een ideale gelegenheid om een intensief werkjaar af te sluiten. Bij een goed glas en lekker eten leren medewerkers elkaar op een andere manier kennen, waardoor ze nadien nog meer zin hebben om professioneel samen te werken.

Als je een bedrijfs- of personeelsfeest organiseert gaat het vaak om een diverse groep mensen waarvoor je een schitterend event wil organiseren . Het is soms moeilijk om te bepalen waar je moet beginnen bij zo’n groot feest. Het is altijd makkelijk om een leidraad te hebben, dan kun je niks missen tijdens de organisatie. Want een nauwkeurige planning voorkomt stress bij de organisatie.

Met of zonder partner?

Wat is het doel van het event? Heb je iets te vieren, gaat het om teambuilding of moet het een hip gebeuren zijn? Aan de hand van een doelstelling kun je besluiten of je partners van de gasten wel of niet uitnodigt. Zo kan je makkelijk berekenen hoeveel gasten er naar het feest zullen komen. Bedenk ook goed wat de kenmerken of verwachtingen zijn van de mensen die op je feest komen. Een klassiek diner of walking diner is namelijk niet voor iedereen weg gelegd.

Concept

Noteer de doelstelling van je feest zo uitgebreid mogelijk, dan is het makkelijker om een invulling aan je feest te geven, schrappen van details kan later nog gebeuren.  Zorg voor eventueel voor activiteiten die je doelgroep aanspreken eventueel iets waarbij de gasten moeten samenwerken. Aan de hand van uw concept kan je het feest wat meer vorm gaan geven door ideeën op te doen via websites of collega’s te betrekken bij je brainstormsessie. Vraag bijvoorbeeld nonchalant naar de ideeën van je collega’s, wat vinden zij tof? Ga je artiesten boeken of kies je voor een klassieke dansfeest? Let wel op de haalbaarheid & kostprijs van het event.

Bereikbaarheid

Hoe je gasten naar het event komen is een detail dat zich regelmatig op de achtergrond afspeelt. Als jouw bedrijf inzet op milieu kan het bijvoorbeeld belangrijk zijn dat er openbaar vervoer in de buurt is. Plan je een avondfeest met de nodige animatie en duurt dit tot in de vroege uurtjes? Dan is het altijd raadzaam om adressen van bed & breakfast/hotels bij te voegen bij de uitnodiging. Je kan ook opteren voor een vast eind-uur van het event en de gasten met een shuttle-dienst naar huis vervoeren. Het verhoogt alleen maar de slaagkans van het event.

Budget/kostprijs

Nu je al een structuur & idee hebt voor het event kan je mogelijke partners aanspreken voor offertes en een persoonlijk gesprek. Het is altijd raadzaam dat je op voorhand een totaalbudget of prijs per gast probeert te bepalen om de begroting niet te laten ontsporen door extra’s . Je rekent op de eerste kostenraming best nog op onvoorziene kosten (3-8%). Denk maar aan drukwerk, geschenkjes voor de gasten of speciale aankleding volgens het concept.

Succes bij de planning van het volgende bedrijfsfeest!

Benieuwd wat wij voor jou kunnen doen?